Unit Perolehan, Aset, dan Stor

Pengenalan

Unit Perolehan, Aset dan  Stor telah diwujudkan pada Mac 2016.  Unit ini bertanggungjawab untuk memantau Pengurusan Perolehan, Aset Kerajaan dan Stor di  Bahagian Pengurusan serta PTJ/Daerah di bawah pengurusan Jabatan Kesihatan Negeri Melaka supaya dilaksanakan dengan efisyen, efektif dan mematuhi peraturan yang telah ditetapkan dalam 1  Pekeliling Perbendaharaan (1PP), Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.

Fungsi

• PENGURUSAN PEROLEHAN

1. Menyelaras perancangan perolehan Jabatan;
2. Menguruskan proses pembelian terus bagi PTJ1 -  Pejabat Pengarah Kesihatan Negeri (Bahagian Pengurusan, Bahagian Perubatan, Bahagian Kesihatan Awam dan Bahagian Keselamatan dan Kualiti Makanan);
3. Menguruskan perolehan secara sebut harga dan tender bagi PTJ1 - Pejabat Pengarah Kesihatan Negeri (Bahagian Pengurusan, Bahagian Perubatan, Bahagian Kesihatan Awam dan Bahagian Keselamatan dan Kualiti Makanan);
4. Mengurus permohonan perolehan sebut harga dan tender  PTJ 2 dan PTJ3 bernilai RM500,000 ke atas;
5. Urusetia Mesyuarat Jawatankuasa Pra Tender Jabatan;
6. Urusetia Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Jabatan;
7. Urusetia Mesyuarat Jawatankuasa E-Bidding Jabatan;
8. Urusetia Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan e-Perolehan Jabatan;
9. Menyelaras dan menguruskan perolehan yang memerlukan kelulusan khas daripada Kementerian Kewangan;
10. Menyelaras dan menguruskan penganjuran kursus / bengkel / taklimat perolehan;
11. Memproses permohonan penyediaan Kemudahan Secara Pakej untuk Kursus/Majlis/Acara Rasmi Jabatan melebihi RM50,000 dan ke atas;
12. Menyelaras urusan penyediaan laporan peringkat Negeri berkaitan perolehan untuk dikemukakan dalam JPKA Jabatan / Kementerian Kesihatan Malaysia seperti berikut:
13. Laporan Pelaksanaan Perolehan Tender dan Sebut Harga Secara Suku Tahun;
14. Laporan Pelaksanaan e-Perolehan mencapai 80% Secara Suku Tahun;
15. Laporan Bulanan Integrity Pact dalam Perolehan Kerajaan;
16. Laporan Prestasi Pembekal Secara Suku Tahun; dan
17. Laporan Perolehan GPIS

• PENGURUSAN ASET

Mengetuai Bahagian/Seksyen/Unit Pengurusan Aset (UPA) bagi memastikan Pengurusan Aset Alih Kerajaan dijalankan selaras dengan peraturan yang ditetapkan dalam 1Pekeliling Perbendaharaan (1PP) – Pengurusan Aset (KP).

1. Menyelaras pelantikan Pegawai Aset, Pegawai Pemeriksa Aset dan Lembaga Pemeriksa Pelupusan bagi PTJ-PTJ di bawah seliaannya termasuk Penolong Pegawai Aset.
2. Mewujudkan Pelan Perancangan Pengurusan Aset yang sistematik dan berkesan bagi mengurus aktiviti-aktiviti Pengurusan Aset Alih Dan Stor termasuk mengadakan kursus atau ceramah, taklimat keselamatan aset, pemeriksaan mengejut dan naziran ke PTJ-PTJ dibawah seliaannya.
3. Menyelaras peranan dan tanggungjawab Penolong Pegawai Aset di unit kecil/ wad/ klinik/ kolej/ makmal dan lain-lain unit di bawah seliaannya.

• Mesyuarat JKPAK

Sebagai Setiausaha Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) peringkat Jabatan, memantau pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat berkenaan dan menyediakan laporan suku tahun aset alih Kerajaan seperti berikut:

1. Laporan Peruntukan Bagi Perolehan Aset Alih, Aset Hidup dan Stok;
2. Laporan Kedudukan Semasa Aset Alih Kerajaan;
3. Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13);
4. Laporan Kedudukan Semasa Aset Hidup (jika berkenaan); dan
5. Masalah-masalah berkaitan Pengurusan Aset Alih dan Stor Kerajaan.

• Laporan Tahunan

Memastikan Jabatan dan PTJ-PTJ di bawah seliaanya menghantar laporanlaporan tahunan menggunakan dokumen berikut sebelum atau pada 15 Februari tahun berikutnya:

1. Laporan Tahunan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-8 berserta KEW.PA-4 dan KEW.PA-5; Lampiran A 2/8
2. Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-12 berserta KEW.PA-10 dan KEW.PA-11;
3. Laporan Tahunan Penyelenggaraan Harta Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-14(B);
4. Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-20;
5. Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Aset Alih Kerajaan KEW.PA-32;
6. Laporan Tahunan Peruntukan Bagi Perolehan Aset Alih, Aset Hidup dan Stok
7. Laporan Eksekutif Pengurusan Aset Kerajaan;
8. Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13);
9. Laporan Pemeriksaan Verifikasi Stor (KEW.PS-14);
10. Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15); dan
11. Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16).

• Pendaftaran Aset

Memastikan semua aset yang diterima di Jabatan didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan aset dengan menggunakan dokumen berikut:

1. Daftar Harta Modal (KEW.PA-2); dan
2. Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-3).Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset atau disimpan oleh pegawai bertanggungjawab di   unit pengguna / lokasi penempatan (terpakai hanya di klinik sahaja) .Surat pengecualian KKM: Ruj: Bil.(6)dlm.KKM-57/S1/9 Jld.3 (09 Jun 2011).
3. Memastikan Daftar Aset dikemaskini apabila berlaku perkara-perkara seperti berikut:

• Perubahan penempatan;
• Perubahan nama pegawai penempatan;
• Penambahan/penggantian/naik taraf aset;
• Pemeriksaan aset;
• Pelupusan/pindahan; dan
• Hapus kira.

• Pelabelan Aset

1. Memastikan semua aset diberi tanda pengenalan dengan cara melabel atau mengecat atau mencetak timbul bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia dan nama Kementerian/Jabatan/PTJ yang berkenaan di tempat yang bersesuaian pada aset berkenaan. Bagi Kementerian/ Jabatan/PTJ yang telah menggunakan Sistem Pengurusan Aset (SPA) label hendaklah dijana melalui sistem dan dilekatkan pada aset berkenaan.
2. Bagi aset yang sukar atau tidak praktikal untuk dilabel seperti keadaan fizikalnya kecil, tidak melekat, mudah rosak, kerap dicuci dan disteril atau aset tersebut digunakan dalam air dan seumpamanya menyebabkan label tertanggal dikecualikan daripada pelabelan. Nombor siri pendaftaran dicatat pada Lokasi Penyimpanan Aset berkenaan mengikut kesesuaian.
3. Bagi memudahkan urusan pengesanan dan pelupusan aset yang dibeli atau diterima bersama induk maka komponen atau aksesori yang dibekalkan bersama Harta Modal tersebut hendaklah direkodkan di Bahagian B KEW.PA-2.

• Pergerakan Aset

1. Memastikan pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara direkod pada    Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Aset Bernilai Rendah KEW.PA-6.
2. Memastikan aset yang dipinjamkan atau dibawa keluar telah mendapat kelulusan Ketua Jabatan melalui Borang Kebenaran Meminjam/Membawa Keluar Harta Modal/Aset Alih Bernilai Rendah (seperti di Lampiran C) dan hendaklah direkodkan dalam KEW.PA-6. Penyimpanan Daftar
3. Memastikan KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci.
4. Memastikan Buku KEW.PA-6 disimpan di dalam kabinet berkunci.
5. Daftar asal hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset.

• Senarai Aset Di Lokasi KEW.PA-7

1. Senarai aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7.
2. Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu (1) salinan dipamerkan di lokasi. Bagi aset yang kerap berlaku perubahan penempatan dan sukar untuk dikawal pergerakannya seperti kerusi/ meja di dalam kelas, KEW.PA-7 tidak perlu dipamerkan. Walau bagaimanapun, Pegawai Aset hendaklah memastikan aset tersebut berada di pejabat berkenaan pada setiap masa.
3. Mengemaskini KEW.PA-7 dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai penempatan.
4. Memastikan KEW.PA-7 dikepilkan bersekali dengan nota serah tugas pegawai berkenaan apabila berlaku pertukaran/persaraan dan sebagainya. Pegawai yang mengambil alih hendaklah menyemak dan mengesahkan aset di penempatan tersebut.
5. Memastikan aduan kerosakan aset yang dilaporkan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Harta Modal Kerajaan (KEW.PA-9) & Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Bernilai Rendah Kerajaan (KEW.PA-9A).

• Pemeriksaan Aset

1. Merancang, memantau dan memastikan Pegawai Pemeriksa Aset dan PTJ-PTJ di bawah seliaannya melaksanakan urusan pemeriksaan aset sekurang-kurang satu (1) kali setahun.
2. Memastikan Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-11) kepada Ketua Jabatan di mana pemeriksaan tersebut dilakukan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh pemeriksaan.

• Pemeriksaan Mengejut Ke Atas Pengurusan Aset

Memastikan pemeriksaan mengejut dilakukan ke atas aset (terutama peralatan yang menarik dan benilai tinggi) oleh Ketua Jabatan dari semasa ke semasa selaras dengan Arahan Perbendaharaan. Pemeriksaan mengejut ini hendaklah dicatatkan di dalam Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut (Am 28).

• Pelupusan

1. Memastikan tindakan pelupusan dilakukan mengikut kaedah yang telah diluluskan dan dilaksanakan mengikut peraturan yang berkuatkuasa.
2. Memastikan kaedah pelupusan yang disyorkan adalah menguntungkan Kerajaan dan mesra alam.
3. Memastikan aset-aset yang berada dalam tindakan pelupusan disenaraikan dan disimpan di tempat yang selamat.

• Kehilangan

Memastikan Laporan Polis dilakukan dalam tempoh dua puluh empat (24) jam dari masa kehilangan telah diketahui jika ia ada alasan mempercayai kesalahan jenayah telah dilakukan dan menyediakan Laporan Awal (KEW.PA-28) dalam tempoh dua (2) hari bekerja.

• Keselamatan

1. Memastikan aset-aset Kerajaan sama ada aset alih dan aset tidak alih berada dalam keadaan selamat serta memantau penjagaan, pergerakan dan penyimpanan aset dari semasa ke semasa.
2. Memastikan kunci disimpan di tempat yang selamat dan mematuhi Arahan Keselamatan.

• Penyelenggaraan

Pegawai Aset atau wakilnya adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan langkah-langkah berikut:

1. Mengenal pasti dan mengurus aset yang memerlukan penyelenggaraan;
2. Mengenal pasti dan menyenaraikan Harta Modal yang memerlukan penyelenggaraan dalam Senarai Harta Modal Kerajaan Yang Memerlukan Penyelenggaraan Berjadual (KEW.PA-13);
3. Merancang dan menyediakan satu program penyelenggaraan bagi Harta Modal yang memerlukan penyelenggaraan;
4. Melaksanakan program penyelenggaraan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu Harta Modal itu memerlukan penyelenggaraan segera;
5. Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu Harta Modal itu memerlukan penyelenggaraan segera;
6. Memastikan aset yang dibawa keluar bagi tujuan penyelenggaraan atau pembaikan telah  mendapat kelulusan Ketua Jabatan melalui Borang Kebenaran Meminjam/Membawa Keluar Harta Modal/Aset Alih Bernilai Rendah (seperti di Lampiran C) dan hendaklah direkodkan dalam (KEW.PA-6).
7. Pegawai Aset hendaklah dari masa ke semasa mematuhi peraturan yang dinyatakan di dalam 1Pekeliling Perbendaharaan (1PP) – Pengurusan Aset (KP) dan lain-lain peraturan yang berkuatkuasa.
8. Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan ke atas Harta Modal hendaklah direkodkan dalam Rekod Penyelenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14); dan
9. Menilai Program Penyelenggaraan:
   Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi tujuan berikut:

• Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai;
• Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti, bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa
• Mengenal pasti penyelenggaraan yang seterusnya; (iv) Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakan yang sesuai ke atas aset berkenaan; dan
• Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta. Kerja-kerja penyelenggaraan yang dilaksanakan oleh pihak swasta hendaklah diselia dan dipantau bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi.

• Pengurusan Stor

1. Bertanggungjawab menguruskan pembelian stok.
2. Bertanggungjawab menguruskan penerimaan stok.
3. Bertanggungjawab menguruskan permohonan pengeluaran stok.
4. Bertanggungjawab menyedia dan mengemaskini Kad Petak dan Kad Kawalan Stok.
5. Bertanggungjawab menyedia dan menyelaras Laporan Pengurusan Stor bagi setiap suku tahun untuk Mesyuarat JKPAK.
6. Bertanggungjawab menyedia dan menyelaras Laporan Tahunan Pengurusan Stor, Laporan Pemeriksaan dan Pemverifikasi Stor.
7. Bertanggungjawab menguruskan pelupusan stok.